Die Übermittlung persönlicher Daten per einfacher E-Mail stellt sich in der Regel als problematisch dar, da E-Mails im Grunde genommen „wie eine Postkarte“ zu sehen sind, deren Inhalt von Unbefugten mitgelesen werden kann.
Um hier die Sicherheit persönlicher Daten zu gewährleisten, nutzt die Gemeinde Linsengericht ab sofort eine Softwarelösung die eine datenschutzkonforme Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten und angefügte Dateien bietet. Damit können Bürger:innen oder Unternehmen der Verwaltung datenschutzkonform Nachrichten mit personenbezogenen Daten, aber auch Dateien wie Baupläne, Anträge etc. online über sogenannte „SubmitBoxen“ („Einreichungspostfächern“) zukommen lassen. Diese SubmitBoxen sind auf der Website der Gemeinde Linsengericht im Bereich „Kontakt“ veröffentlicht. Außerdem haben alle Mitarbeiter:innen der Verwaltung in ihrer digitalen E-Mail-Signatur einen Link zu der persönlichen SubmitBox hinterlegt.
Für die Bürger:innen entstehen durch die Nutzung keine Kosten – ebenso wird keine zusätzliche Software benötigt. Lediglich die Registrierung mit der persönlichen Mail-Adresse ist gegebenenfalls erforderlich. Selbstverständlich ist es aber auch weiterhin möglich einfache E-Mails an die Verwaltung zu senden.
Die Gemeinde Linsengericht versendet Mails mit personenbezogenen Daten oder Anhängen ab sofort verschlüsselt. Diese können nur vom Empfänger entschlüsselt werden. So ist sichergestellt, dass die Daten vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt sind.
